Preispflege

Informationen zur Pflege Ihrer Artikelstammdaten bzw. deren Preise mittels Eldanorm- oder Datanorm-Daten sind auf dieser Seite untergliedert nach:

1. Die Fragen

2. Das Technik-Problem

3. Das Gruppen-Problem

4. Das Prüfungs-Problem

5. Die Lösung

Die Fragen:

Sie setzen in Ihrer Firma für die Angebots- und Auftragsbearbeitung ein EDV-Programm ein, dass Ihnen Artikelstammdaten mit Artikelnummer, entsprechendem Artikeltext sowie Brutto- und Nettopreis zur Verfügung stellt? Dann greifen Sie entweder auf die Artikelstammdaten Ihrer Lieferanten bzw. Großhändler zurück oder Sie haben sogar Ihre eigenen Stammdaten erstellt.

Dazu ein paar Fragen:

• Sie führen für die in Ihrem Anwenderprogramm befindlichen Artikelstammdaten von Zeit zu Zeit eine Preispflege durch?

• Sie verwenden dazu die Ihnen von Herstellern und/oder Lieferanten (Großhändlern) zur Verfügung gestellten Disketten oder CD-ROM´s im Eldanorm- oder Datanorm-Format?

• Sie gehen wie selbstverständlich davon aus, dass die auf den Datenträgern enthaltenen Daten auch korrekt sind?

• Sie spielen diese Daten über die entsprechenden Schnittstellen Ihres Anwenderprogramms ein, wobei (scheinbar) nie Probleme oder Fehlermeldungen auftauchen?

• Sie stellen hin und wieder bei einigen Artikeln fest, dass deren Preise oder Rabatte unter nicht nachvollziehbaren Umständen nicht gepflegt wurden oder einfach nicht stimmen?

Das Technik-Problem:

Es wird Sie vielleicht wundern, aber obwohl die Begriffe "Eldanorm" oder "Datanorm" einen geprüften und gesicherten Standard suggerieren, treten in der Praxis erhebliche Probleme bei der Benutzung dieser an sich sehr nützlichen Schnittstellen auf. Ab und an liegt dies an kleineren Ungereimtheiten in der vermeintlichen "Norm" selbst, meistens jedoch an der (ungewollten) Missachtung der zugrundeliegenden Definitionen seitens der Datenersteller. Sie sollten bedenken, dass es ist nicht die Aufgabe Ihres Anwenderprogramms ist, in "unsauberen" Dateien nach Fehler zu suchen oder gar Plausibilitätsanalysen der Daten durchzuführen. Selbst einfache Formatfehler (wie ein unerlaubtes Semikolon mitten im Textfeld eines Artikels) führen in Ihrem Anwenderprogramm mindestens für den betroffenen Artikel zu einem ungültigen Preis. Üblicherweise gibt das Anwenderprogramm keine Fehlermeldung bei solchen und anderen (leider recht häufig vorkommenden) Fehler aus oder weist in einem Protokoll darauf hin: Sie werden über die vorhandene Problematik im Unklaren gelassen!

Vielleicht haben Sie auch schon selbst schmerzliche Fehlschläge bei der Pflege Ihrer Artikelstammdaten erleben müssen. Sei es weil Dateien verstümmelt waren, weil Ihr Anwenderprogramm genau diese oder jene Version nicht korrekt verarbeitet oder weil an der Stelle des Preises für 100 Stück plötzlich der Einzelstückpreis steht. Oder Sie haben Ihre Preise unbeabsichtigt schon mal dadurch "geschossen", weil der Datenersteller ein neues (aber Ihnen bislang nicht bekanntes) Rabattsystem eingeführt hat.

Nicht von ungefähr übernimmt der Datenersteller keine Garantie für die Richtigkeit der meistens kostenlos zur Verfügung gestellten Daten. Um korrekte Preise in Ihrem Anwenderprogramm zu gewährleisten, müssen Sie selbst die Daten nach bestem Wissen und Gewissen auf ihre Verwendbarkeit zu überprüfen. Ohne entsprechende EDV-Unterstützung ist dies aber höchstens bei ein paar Stichproben möglich.

Das Gruppen-Problem:

Natürlich räumt Ihnen Ihr Lieferant für unterschiedliche Artikel unterschiedliche Rabatte ein. Diese werden meist in verschiedenen Rabattgruppen vergeben wobei die einzelnen Artikel diesen Gruppen zugeordnet sind. Alternativ können über das Warenwirtschaftssystem des Zulieferers die Rabatte für jeden Artikel separat ermittelt sein, dann weist jeder Artikel neben seinem Brutto- auch direkt seinen Nettopreis aus. 

Das klingt zunächst alles vollkommen logisch und einfach. Wie kann das die Ursache eines Problems sein? 

Wenn Sie den Einkaufspreis Ihrer Artikel aus dem Bruttopreis abzüglich des mit dem Zulieferer ausgehandelten Rabatts ermitteln, dann kann es böse Überraschungen bei einer Preispflege durch einfaches Einlesen der entsprechenden Datenträger in Ihr Anwenderprogramm geben. 

Die Hersteller strukturieren ihre Artikel meist nach Warengruppen und setzen dabei oftmals voraus, dass diese Gruppierung auch den Rabattgruppen entspricht. Im Eldanorm- und Datanorm-Formaten werden die technischen Warengruppen und die wirtschaftlichen Rabattgruppen jedoch strikt getrennt voneinander verwaltet. Darüber hinaus gibt es bei Eldanorm-Dateien sogar noch Preisgruppen, die allerdings seltener verwendet werden. 

Sollen nun Datenträger mit reiner Warengruppenstruktur zur Preispflege eingesetzt werden, so sind die Warengruppen lediglich für organisatorische Zwecke (Auswahl und Sortierung) geeignet. Die Preisbildung (Einkaufspreisermittlung) aus Bruttopreis und Einkaufsrabatt ist damit aber nicht möglich. Die Alternative ist die rückführende Einkaufspreisermittlung aus den Rechnungen des Lieferanten. Aufgrund der technischen, organisatorischen und vor allem des personellen Aufwandes bleibt das aber wohl nur größeren Firmen mit einem ausgewachsenen Warenwirtschaftssystem vorbehalten.

Solange die Artikel einer dieser Gruppen zugeordnet sind und sichergestellt ist, dass die mit dem Zulieferer ausgehandelten Rabatte dieser Gruppierung entsprechen, ist die Ermittlung des Einkaufspreises über den Bruttopreis und der für die Gruppierung vorgesehene Rabattwert möglich. Es müssten lediglich die vorliegende Gruppierung in Rabattgruppen nach Eldanorm- bzw. Datanorm-Format umgesetzt werden. Leider unterstützen die entsprechenden Schnittstellen in den Anwenderprogrammen diese praxisbezogene Vorgehensweise nicht. 

Ein weiteres in der Praxis ständig auftretendes Problem ist, dass vom Datenersteller in den seltensten Fällen eine Rabattgruppendatei mitgeliefert wird. Diese sollte für jede verwendete Rabattgruppe ein Bezeichnung (z.B. Allgebrauchs-Lampen) und den ausgehandelten Rabatt beinhalten. Man kann die Rabattgruppen zwar auch innerhalb des Anwenderprogramms pflegen, was aber einige Risiken im Hinblick auf den Zeitpunkt von Einkaufspreisänderungen und der Überprüfbarkeit in sich birgt (wer ist verantwortlich und wann hat wer was gemacht) . 

Das Prüfungs-Problem:

In Gesprächen stellen wir öfters mit Erstaunen fest, dass sich Anwender von Angebots- und Auftragsbearbeitungsprogramm mit Artikelstammdaten bisher gar nicht um die Problematik eines niedrigeren Brutto- als Nettopreises oder eines rechnerischen Rabatts von 99% gekümmert haben. Einerseits werden solche Fehler oft gar nicht bemerkt, andererseits steht im Allgemeinen auch keine Möglichkeit zum systematischen Aufzuspüren solcher Fehler zur Verfügung.

Darüber hinaus wird die Preispflege durch Einspielen von Eldanorm- oder Datanorm-Datenträgern oft als rein technisches Problem angesehen und deshalb gerne an den EDV-Verantwortlichen delegiert. Eine Trennung zwischen technischer und wirtschaftlicher Verantwortlichkeit bei der Preispflege kann aber unkalkulierbare Folgen haben! Halten Sie etwa Ihre Artikelpreise für korrekt, nur weil die Schnittstelle Ihres Anwenderprogramms keine Fehlermeldung ausgegeben hat?

Die Suche und Korrektur von Fehlern in Artikelstammdaten nach einer Pflege ist nicht nur zeitaufwendig und damit teuer, inkorrekte Preise oder veraltete Rabatte gefährden Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ihre Konzentration sollte schließlich dem Aushandeln von günstigen Einkaufsrabatten gelten, nicht den Ungereimtheiten in Ihren Stammdaten durch bislang unentdeckte Fehlerquellen.

Es gibt viele Gründe warum eine Preispflege durch unerwartet auftretende Schwierigkeiten scheitert. Um solchen Schwierigkeiten in Zukunft aus dem Weg zu gehen, können wir Sie bei der Prüfung, Konvertierung und Auswertung der Ihnen vorliegenden Eldanorm- oder Datanorm-Daten unterstützen.

Die Lösung:

Das von uns entwickelte Analyseprogramm (EldaData V3.00 ) verarbeitet alle Versionen von Eldanorm- oder Datanorm-Dateien. Dabei werden alle Daten genauestens untersucht, fehlerhafte Datensätze korrigiert (oder notfalls entfernt) und eine ausführliche Dokumentation über die verarbeiteten Daten angefertigt. Die Ausgabe der Artikel-Daten mit der dazugehörigen Rabattgruppen-Datei erfolgt einheitlich im Datanorm-Format, die Dokumentation wird im allgemein gebräuchlichen PDF-Format zur Verfügung gestellt.

Alle Unstimmigkeiten sind damit bereits vor der Einspielung in Ihr Anwenderprogramm aufgedeckt und die eigentliche Pflege der Artikelstammdaten kann von Ihnen ohne spezielle EDV-Kenntnisse sicher und ohne Zeitdruck durchgeführt werden. Zweifelhafte und unplausible Datensätze kommen erst gar nicht in Ihr System.

Auch die Pflege von Rabatten für die Nettopreisermittlung in Ihrem Anwenderprogramm wird nicht mehr (unbeabsichtigt) vernachlässigt. Für eine zweifelsfreie Preisfindung muss bei allen Artikel eine Rabattgruppe vorhanden sein. Alternativ wird aus Brutto- und Nettopreis eine sogenannte Pseudo-Rabattgruppe errechnet (auch bei sog. Nettopreisen). Das Rabattsystem mit Ihren individuellen Rabatten kann dabei innerhalb des Programms nach entsprechenden Vorgaben oder alternativ im Anwendungsprogramm später durch Sie selbst gepflegt werden.

Schützen Sie sich vor unliebsamen Überraschungen bei der Pflege Ihrer Artikelstammdaten durch vorheriges Prüfen und Dokumentieren Ihre Eldanorm- oder Datanorm-Dateien. So wie sie mittels eines Virenschutzprogramms schädliche Daten von Ihren Comptersystemen fernhalten, so sollten Sie die wertvollen Artikelstammdaten in Ihrem Angebots- und Auftragsbearbeitungsprogramm schützen.

Sie wollen in Zukunft auch auf Sicherheit und Überprüfbarkeit setzen und alle Ihre Eldanorm- oder Datanorm-Dateien prüfen und dokumentieren lassen? Dann nehmen Sie bitte mit uns auf und informieren Sie sich über die vielfältigen Möglichkeiten. Liegen uns die entsprechenden Datenträger (Diskette oder CD-ROM) vor, unterbreiten wir Ihnen für die problemlose Preispflege Ihrer Artikelstammdaten auch gerne ein Angebot.

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Stand: 25.03.2019